1. Operator systemu i zakres dokumentu
Pergologic Ops / Flow jest narzędziem roboczym do obsługi zamówień, klientów, zadań, zgłoszeń,
zleceń terenowych, dokumentów i komunikacji firmowej. Operatorem technicznym systemu jest
LTO.PL Sp. z o.o., ul. Karmelicka 27 lok. 301, 31-131 Kraków, KRS: 0000802903,
NIP: 6772446495. Dane firmy korzystającej z systemu, role użytkowników oraz zakres integracji
są ustalane w ustawieniach tenanta.
Dokument opisuje zasady korzystania z aplikacji, informacje wymagane przy przetwarzaniu danych,
cookies i podobne technologie, telemetrykę aplikacji oraz monitoring plików Google Drive i firmowej
skrzynki e-mail. Korzystanie z aplikacji oznacza pracę w środowisku służbowym.
2. Dostęp i obowiązki użytkownika
- Do aplikacji wolno logować się wyłącznie kontem wskazanym lub zaakceptowanym przez firmę.
- Użytkownik odpowiada za ochronę dostępu do konta Google, urządzenia i przeglądarki.
- W aplikacji należy zapisywać dane zgodne ze stanem sprawy i potrzebne do realizacji pracy.
- Nie wolno wprowadzać prywatnych danych, prywatnej korespondencji ani plików niezwiązanych z działalnością firmy.
- Nie wolno próbować omijać ról, zabezpieczeń, filtrów tenanta ani mechanizmów audytu.
3. Dane osobowe i cele przetwarzania
W systemie mogą być przetwarzane dane użytkowników, klientów, kontrahentów, osób kontaktowych,
ekip montażowych, dostawców oraz osób zgłaszających uwagi. Typowe dane obejmują imię i nazwisko,
adres e-mail, telefon, rolę w firmie, przypisania do spraw, historię zmian, dane klientów,
adresy realizacji, treść notatek, zgłoszeń, dokumentów i korespondencji służbowej.
Dane są przetwarzane w celu prowadzenia spraw operacyjnych, obsługi umów i zgłoszeń, planowania
montażu, bezpieczeństwa, rozliczalności działań, wsparcia użytkowników, wykrywania błędów,
dokumentowania decyzji i zapewnienia ciągłości pracy firmy.
4. Podstawy prawne i prawa osób
W zależności od roli osoby i rodzaju danych podstawą przetwarzania mogą być: wykonanie umowy,
obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes administratora, zgoda tam, gdzie jest wymagana,
a w przypadku pracowników także przepisy prawa pracy i wewnętrzne regulacje firmy.
Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa dostępu do danych, sprostowania, ograniczenia
przetwarzania, usunięcia, sprzeciwu, przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Realizacja praw zależy od kontekstu prawnego i nie może naruszać obowiązków archiwizacyjnych,
dowodowych, podatkowych lub bezpieczeństwa.
5. Cookies, localStorage i dane techniczne przeglądarki
Aplikacja używa niezbędnych technologii przeglądarkowych, w tym cookies dostawców logowania,
tokenów sesji, pamięci lokalnej przeglądarki oraz podobnych mechanizmów. Są one potrzebne do
logowania, utrzymania sesji, wyboru tenanta, zapamiętania trybu prostego, ustawień widoku,
zaakceptowanej wersji dokumentu prawnego i bezpieczeństwa działania aplikacji.
Niezbędne cookies i pamięć lokalna są wymagane do działania systemu. Dodatkowe narzędzia
analityczne lub marketingowe nie powinny być uruchamiane bez osobnej podstawy i informacji.
Użytkownik może usunąć dane lokalne w przeglądarce, ale może to wymagać ponownego logowania,
wyboru firmy i ponownego potwierdzenia dokumentu.
6. Telemetryka i historia pracy w aplikacji
System może zapisywać zdarzenia techniczne i operacyjne: logowanie, wylogowanie, aktywny tenant,
moduł i ekran, kliknięcia akcji, sukcesy i błędy, komunikaty ostrzegawcze, informacje o wersji
aplikacji, klasie urządzenia, czasie zdarzenia oraz ścieżce użytkownika przed zgłoszeniem błędu.
Telemetryka służy diagnozowaniu awarii, poprawie ergonomii, rozliczalności pracy i bezpieczeństwu.
Domyślnie nie powinna zapisywać pełnych treści formularzy, prywatnych wiadomości ani haseł.
Jeżeli zrzut ekranu lub opis błędu zawiera dane klientów, powinien być traktowany jak dane służbowe.
7. Monitoring plików Google Drive
Firma może monitorować firmowe foldery Google Drive podłączone do systemu, w szczególności foldery
klientów, zamówień, umów, protokołów, dokumentacji powykonawczej, zgłoszeń serwisowych i zleceń
terenowych. Monitoring może obejmować nazwy plików i folderów, identyfikatory, linki, właścicieli,
daty utworzenia i modyfikacji, powiązania z rekordami w aplikacji, status podpięcia dokumentów
oraz wybrane treści plików, jeżeli są potrzebne do importu, wyszukania, automatyzacji lub kontroli
kompletności sprawy.
Celem monitoringu Drive jest ciągłość pracy, odnajdywanie dokumentów, kompletność akt sprawy,
bezpieczeństwo, audyt i ograniczenie pracy na nieaktualnych wersjach. Monitoring nie powinien
obejmować prywatnych plików użytkownika ani folderów nieudostępnionych firmie.
8. Monitoring firmowej skrzynki e-mail
System może przetwarzać firmową korespondencję e-mail w celu przypisania wiadomości do klientów,
zamówień, ofert, zgłoszeń, zleceń i dokumentów. Zakres może obejmować nadawcę, odbiorców, daty,
temat, identyfikator wątku, etykiety, fragmenty treści, treść wiadomości, nazwy i metadane
załączników oraz powiązania z rekordami w aplikacji.
Monitoring firmowej skrzynki służy obsłudze spraw, bezpieczeństwu, archiwizacji służbowej,
ustalaniu odpowiedzialności, odtwarzaniu historii kontaktu i ograniczaniu ryzyka pominięcia
wiadomości klienta. Prywatna korespondencja nie powinna być prowadzona na firmowej skrzynce.
Jeżeli użytkownik przypadkowo otrzyma lub zapisze prywatną wiadomość, powinien oznaczyć ją do
wyłączenia z przetwarzania zgodnie z procedurą firmy.
9. Informacja dla pracowników i współpracowników
Monitoring narzędzi służbowych powinien być opisany w regulaminie pracy, obwieszczeniu, umowie,
polityce bezpieczeństwa lub innym dokumencie firmy. Firma powinna wskazać cel, zakres, sposób
stosowania monitoringu oraz poinformować użytkowników przed rozpoczęciem pracy w monitorowanym
środowisku. Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji prywatnej, dóbr osobistych
ani zasad proporcjonalności.
Akceptacja w aplikacji potwierdza zapoznanie się z zasadami i zgodę na korzystanie z systemu
w opisanym modelu. Nie zastępuje to obowiązków informacyjnych pracodawcy lub administratora
tenanta wynikających z prawa pracy, RODO i wewnętrznych procedur.
10. Odbiorcy danych, dostawcy i bezpieczeństwo
Dane mogą być przetwarzane przy użyciu usług Google Workspace, Firebase, Cloudflare, narzędzi
hostingowych, pocztowych, mapowych i integracyjnych oraz innych dostawców zatwierdzonych przez
firmę. Dostęp administracyjny powinien być ograniczony do osób, które realnie go potrzebują.
System stosuje role, logowanie Google, podział na tenanty, historię zmian, audyt wybranych akcji
i mechanizmy ograniczające dostęp do danych. Użytkownik powinien zgłaszać utratę urządzenia,
podejrzenie przejęcia konta, błędne uprawnienia oraz przypadkowe ujawnienie danych.
11. Retencja, eksport i usunięcie danych
Dane operacyjne mogą być przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do obsługi spraw,
dokumentacji umów, rozliczeń, serwisu, roszczeń, obowiązków księgowych i bezpieczeństwa.
Logi techniczne i telemetryczne powinny mieć ustalony okres retencji oraz być ograniczane do
zakresu potrzebnego do diagnozy i rozwoju aplikacji.
Usunięcie konta użytkownika nie musi oznaczać usunięcia historii działań w sprawach firmowych,
jeżeli historia jest potrzebna do rozliczalności, audytu, obsługi klienta lub obowiązków prawnych.
12. Zgoda i potwierdzenie
Przed rozpoczęciem pracy użytkownik musi potwierdzić, że zapoznał się z aktualną wersją dokumentu,
rozumie zasady używania cookies i pamięci lokalnej, przyjmuje do wiadomości monitoring narzędzi
służbowych Google Drive i firmowej skrzynki e-mail oraz akceptuje pracę w systemie na tych zasadach.
